Réduire vos coûts SaaS de 30% sans sacrifier la productivité

130 outils SaaS, et vous ne le savez pas

Un DSI d’ETI a récemment fait l’exercice de compter tous les outils SaaS payés par son entreprise. Il pensait en avoir une quarantaine. Il en a trouvé 147.

Ce n’est pas une anomalie. Selon Productiv (SaaS Management Index 2024, enquête auprès de 500 entreprises), une organisation de 200 salariés utilise en moyenne 130 outils SaaS, un chiffre qui inclut le shadow IT (abonnements individuels souscrits sur cartes corporate ou notes de frais, hors radar DSI). Si vous comptez uniquement vos contrats négociés par la DAF, vous trouverez plutôt 40 à 60 outils. La vérité est entre les deux. La facture cumulée (contrats DAF + shadow IT détecté) dépasse souvent 400 à 600K€ par an : le deuxième poste IT après les salaires. Et cette facture croît de 15% par an, quasiment en pilote automatique : un commercial souscrit ici, un chef de projet là, un développeur ailleurs

Le problème n’est pas d’avoir beaucoup de SaaS. C’est d’en avoir beaucoup trop sans le savoir, sans gouvernance, et sans visibilité sur ce qui est réellement utilisé

La bonne nouvelle : un audit structuré permet de réduire la facture de 25 à 35% en 3 mois, sans que personne ne remarque un changement dans son quotidien. Voici la méthode

Étape 1 : Inventaire et scoring (semaine 1-2)

Les 3 sources à croiser

Aucune source unique ne donne la vision complète. Il faut croiser :

Les factures et contrats (DAF/achats). Tous les contrats SaaS avec leur montant annuel, leur date de renouvellement et le nombre de licences souscrites. C’est la vue “combien on paie”

Les notes de frais et cartes corporate. Les abonnements souscrits individuellement par les collaborateurs : ChatGPT Plus, Canva Pro, Notion, Grammarly, Miro. Ils passent sous le radar de la DSI mais totalisent 10 à 30K€/an dans une ETI de 200 personnes. C’est le shadow SaaS

Les logs SSO/proxy et données d’usage. Si vous avez un SSO (Okta, Azure AD, Google Workspace), vous pouvez voir quels outils sont réellement utilisés et par combien de personnes. C’est la vue “combien on utilise”. Sans SSO, les logs proxy (trafic vers les domaines SaaS) donnent une approximation

La grille de scoring

Pour chaque outil identifié, scorez sur 4 critères :

Critère	Score	Seuil d’alerte
Taux d’utilisation	Utilisateurs actifs / licences payées	< 40%
Doublons fonctionnels	Nombre d’outils couvrant la même fonction	> 1
Criticité métier	Impact si l’outil disparaît demain	Faible = candidat
Coût par utilisateur actif	Coût annuel / utilisateurs actifs réels	> 2x le prix catalogue

Les outils qui cumulent un taux d’utilisation < 40% et une criticité faible sont vos cibles prioritaires

Ce qu’on découvre systématiquement

Lors d’un audit SaaS chez un client du secteur services (220 salariés), voici ce qui est ressorti :

• 3 outils de gestion de projet (Monday, Asana, et un Trello legacy) : 45K€/an pour un besoin couvert par un seul
• 47 licences Salesforce payées, 23 utilisateurs actifs : 85K€/an de shelfware
• Un outil de BI à 30K€/an utilisé par 2 personnes, le reste de l’équipe utilisait des exports Excel
• 12 abonnements individuels à des outils IA (ChatGPT Plus, Jasper, Copy.ai) pour un total de 4K€/an, aucun validé par la DSI

Total des économies identifiées en 2 jours d’audit : 164K€/an, soit 28% de la facture SaaS

Étape 2 : Quick wins (semaine 3-4)

Les quick wins génèrent des économies immédiates, sans changer les habitudes de travail

Supprimer le shelfware

Le shelfware (les licences payées mais non utilisées) représente en moyenne 15 à 25% de la facture SaaS, mais peut atteindre 50%+ sur certaines licences Enterprise sous-utilisées (comme dans notre exemple Salesforce : 47 licences pour 23 utilisateurs actifs). C’est de l’argent brûlé silencieusement

Actions immédiates :

• Résilier les licences à < 10% d’utilisation
• Downgrader les licences Premium vers Standard quand les fonctionnalités avancées ne sont pas utilisées (fréquent sur Slack, Jira, Confluence)
• Réajuster le nombre de licences au nombre réel d’utilisateurs actifs + 10% de marge

Renégocier les contrats

Sur les 20 renégociations que nous avons accompagnées (échantillon Nobori 2023-2025, ETI 150-500 salariés), un tiers des éditeurs ont accordé 15 à 25% de remise, principalement en échange d’un engagement pluriannuel ou d’un réalignement sur les volumes réels. C’est un retour terrain, pas une moyenne sectorielle : le taux de succès dépend fortement du timing fiscal de l’éditeur et de la part qu’il représente dans son ARR. Les leviers :

Le timing. Les éditeurs ont des objectifs trimestriels. Négociez en fin de trimestre fiscal (mars, juin, septembre, décembre pour la plupart). Les commerciaux sont plus enclins à faire des concessions pour closer un deal

Le benchmark. Arrivez avec les prix de la concurrence. “Votre concurrent propose la même fonctionnalité à 30% de moins” est un argument qui fonctionne, même si vous n’avez pas l’intention de migrer

Le volume. Regroupez les licences dispersées dans l’entreprise sous un seul contrat. Le prix unitaire baisse mécaniquement

L’engagement. Un engagement pluriannuel (2-3 ans) permet généralement de négocier 15 à 25% de remise supplémentaire (fourchette observée sur nos missions). Mais attention : ne vous engagez que sur les outils dont vous êtes certain de l’usage futur, un engagement 3 ans sur un outil que vous abandonnerez dans 18 mois efface l’économie initiale

Consolider les abonnements individuels

Les abonnements souscrits individuellement (cartes corporate, notes de frais) doivent être migrés vers des plans entreprise. Un abonnement ChatGPT Plus à 20$/mois par personne coûte 240$/an. Un plan ChatGPT Enterprise à 60$/mois coûte 720$/an mais inclut la sécurité des données, le SSO, et l’audit trail. Pour 5 utilisateurs ou plus, le plan entreprise est moins cher que les abonnements individuels cumulés, et il élimine le risque Shadow IA

Étape 3 : Consolidation (mois 2-3)

La consolidation va plus loin que les quick wins. Elle réduit le nombre d’outils en éliminant les doublons fonctionnels

Cartographier les doublons

Regroupez vos outils par fonction : gestion de projet, communication, BI/reporting, stockage, CRM, design, documentation. Pour chaque fonction, identifiez combien d’outils coexistent et si un seul peut couvrir le besoin

Les doublons les plus fréquents en ETI :

Fonction	Doublons typiques	Solution
Gestion de projet	Monday + Asana + Trello + Jira	Standardiser sur 1 outil
Communication	Slack + Teams + un outil legacy	Choisir Slack ou Teams
Stockage	Google Drive + OneDrive + Dropbox	Aligner sur la suite bureautique
Visioconférence	Zoom + Teams + Google Meet	Celui inclus dans la suite
Notes / wiki	Notion + Confluence + Google Docs	Standardiser sur 1 outil

Évaluer les alternatives open-source

Pour certains outils non critiques, des alternatives open-source matures existent :

• Analytics : Matomo (remplace Google Analytics, avec hébergement on-premise pour le RGPD)
• Monitoring : Grafana + Prometheus (remplace Datadog pour les usages basiques)
• Wiki interne : BookStack ou Wiki.js (remplace Confluence si les intégrations Jira ne sont pas critiques)
• Formulaires : Formbricks (remplace Typeform)

L’open-source n’est pas “gratuit” : son TCO réel inclut le setup initial (3-5 jours-homme pour Matomo), la maintenance continue (1-2 jours/mois) et la formation utilisateurs. Le calcul dépend donc fortement de votre contexte :

Profil ETI	Verdict TCO sur 3 ans
Dev/ops disponible en interne (capacité à absorber 1-2j/mois)	Économie nette de 30-50% vs GA360 (pas 70% comme suggéré par le coût de licence seul)
Pas de dev en interne (prestation externe à 600-800€/jour)	Économie quasi nulle, voire SaaS plus rentable
Équipe IT déjà saturée	Le ‘coût’ réel est l’opportunité perdue ailleurs, souvent SaaS plus rentable

Avant de basculer sur l’open-source, évaluer honnêtement la capacité à absorber la maintenance récurrente. C’est le piège classique : le projet open-source rentable la 1ère année devient un fardeau abandonné la 2ème

Étape 4 : Gouvernance durable (mois 3+)

Sans gouvernance, la prolifération revient en 6 mois. L’objectif est de mettre en place un processus léger mais systématique

Le processus d’achat SaaS

Toute nouvelle souscription SaaS passe par une validation en 3 questions :

1. Existe-t-il déjà un outil qui couvre ce besoin ? (vérifier le catalogue)
2. Combien d’utilisateurs réels ? (pas “toute l’équipe”, mais ceux qui l’utiliseront vraiment)
3. Quel est le coût total sur 3 ans ? (licence + intégration + formation + migration si changement)

Ce processus ne doit pas être bureaucratique. Un formulaire de 5 champs et une validation DSI en 48h suffisent. L’objectif est d’éliminer les achats impulsifs, pas de bloquer l’innovation

La revue trimestrielle

Chaque trimestre, passez en revue :

• Les nouveaux outils souscrits (conformité au processus d’achat)
• Le taux d’utilisation des outils existants (identifier le nouveau shelfware)
• Les contrats arrivant à renouvellement dans les 90 jours (fenêtre de renégociation)
• Les doublons émergents (un nouveau Trello qui apparaît alors qu’on a standardisé sur Monday)

1 à 2 heures par trimestre suffisent si le catalogue est tenu à jour. C’est un investissement minimal pour des économies récurrentes

Le catalogue SaaS

Maintenez un catalogue centralisé de tous les outils SaaS : nom, fonction, nombre de licences, coût, date de renouvellement, owner métier, et taux d’utilisation. Un tableur suffit jusqu’à 50-70 outils. Au-delà, les outils dédiés (Productiv, Zylo, Torii) à 2-5K€/mois se justifient par l’automatisation de la détection shadow IT et le suivi des renouvellements

ROI type d’un audit SaaS

Pour une ETI de 300 salariés avec une facture SaaS de 500K€/an, voici le ROI typique observé :

Action	Économie annuelle	Effort
Suppression shelfware	75-100K€	2 jours
Renégociation contrats	50-75K€	5 jours
Consolidation doublons	30-50K€	2-4 semaines
Alternatives open-source	10-20K€	1-2 mois
Total	165-245K€	2-3 mois

Soit 33 à 49% de réduction de la facture, avec un effort concentré sur les 3 premiers mois et des gains récurrents ensuite

Le plus surprenant : les collaborateurs ne remarquent généralement aucune dégradation de leur quotidien. Les outils supprimés étaient ceux que personne n’utilisait. Les outils consolidés couvraient déjà le même besoin. C’est de l’optimisation pure, sans sacrifice.

Sources et méthodologie

• Productiv, SaaS Management Index 2024 : enquête auprès de 500 entreprises. Le chiffre de 130 outils SaaS inclut les abonnements shadow IT détectés. Productiv est un éditeur d’outils de gestion SaaS, ce qui peut influencer les chiffres à la hausse.
• Les chiffres de shelfware (15-25%) sont une fourchette communément citée par les analystes (Gartner, Productiv, Zylo). Le cas Salesforce (47 licences / 23 utilisateurs actifs) provient d’un audit Nobori réel.
• Les résultats de renégociation (15-25% de remise sur un tiers des éditeurs) sont basés sur 20 renégociations accompagnées par Nobori (2023-2025, ETI 150-500 salariés), c’est un retour terrain, pas une moyenne sectorielle. Le succès dépend du timing fiscal et du poids du compte dans l’ARR de l’éditeur.
• Le TCO open-source vs SaaS (30-50% d’économie nette pour Matomo vs GA360) inclut setup, maintenance et formation, pas uniquement le coût de licence. Cette économie suppose une ETI avec dev/ops disponible en interne ; sans cette capacité, le SaaS reste souvent plus rentable.
• Le ROI type (33-49% de réduction) est une fourchette observée sur 8 audits SaaS Nobori auprès d’ETI de 150 à 500 salariés

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